© 2026 Michael Kuhn · Urlaubsplaner IT-Team
Person hinzufügen Vorjahreswerte neu übernehmen
Stundenauswertung nur für Leitung (Abteilungsleitung/Stellvertretung) sichtbar
Anmeldung erforderlich – jede Person meldet sich mit Name und Passwort an
Anrede der Leitung in Mails, z. B. „Klaus“:
Datenschutztext bearbeiten
Angemeldet als: ändern. Wer als Leitung gekennzeichnet ist, sieht die Stunden aller; alle anderen nur die eigenen. Das ist eine Sichtschutz-Einstellung, kein Passwortschutz – die Daten stehen weiterhin in der Datei.
Der Anmeldename entsteht aus Vorname und Nachname. Neue Personen erhalten das Startkennwort und müssen es beim ersten Anmelden ändern; „Passwort“ setzt es zurück. Telefon, Mail und Adresse pflegt jede Person selbst unter „Meine Daten“ (Klick auf den eigenen Namen in der Kontaktliste). Das Bundesland steuert, welche Feiertage und Schulferien in der Zeile dieser Person erscheinen. Urlaubsanspruch und Übertrag gelten für das oben gewählte Jahr. Ausgeblendete Personen behalten ihre Eintragungen. „Std./Woche“ ist freiwillig und dient nur der Stundenauswertung. Unter „Arbeitstage“ lassen sich feste freie Wochentage abwählen, etwa bei Teilzeit ohne Freitag – diese Tage kosten dann keinen Urlaub und werden beim Ziehen übersprungen.
Sperrzeit hinzufügen
In Sperrzeiten soll kein Urlaub genommen werden. Eingetragen werden kann trotzdem – „Prüfen“ listet die Fälle auf, im Kalender sind die Tage oben rot gekennzeichnet.
Vertretungsregel hinzufügen
Zwei Personen, die sich vertreten und deshalb nicht gleichzeitig fehlen sollen. Betroffene Tage werden in der Zeile „abwesend“ rot umrandet.
Gesetzliche Pausenregelung (Arbeitszeitgesetz)
über 6 Stunden Minuten über 9 Stunden Minuten
Beim Klick auf „Fertig“ alle Tage eine datierte Kopie in den Download-Ordner legen (0 = aus)
Höchstens Stunden pro Tag anrechnen (0 = aus) darüber gearbeitete Zeit wird nicht gutgeschrieben
Stundensaldo wird am gekappt auf Stunden Tag und Monat, z. B. 30.04.
Resturlaub aus dem Vorjahr muss genommen sein bis Tag und Monat, z. B. 30.09.
Anmeldename
Passwort
Anmelden Nur ansehen
Der Anmeldename ist vorname.nachname, klein und ohne Umlaute (ä = ae). Beim ersten Anmelden gilt das Startkennwort; es muss danach sofort geändert werden. Ohne Anmeldung lässt sich der Plan ansehen, aber nichts ändern.
Meine Daten bearbeiten
Telefon
E-Mail
Adresse
Adresse nur für die Leitung sichtbar
Geburtstag (TT.MM.JJJJ)
Passwort ändern
Ich habe den Datenschutzhinweis gelesen und bin mit der beschriebenen Verarbeitung einverstanden.
Neues Passwort
Wiederholung
Mindestens 8 Zeichen, nicht das Startkennwort.
Passwort speichern
Im Ordner dieser Seite liegt die Datei Urlaubsplan.sqlite mit allen Daten. Bitte einmal öffnen.
Datei auswählen
Am Ende der Arbeit auf Speichern klicken – dabei wird die Datei wieder über die alte geschrieben. Solange Änderungen offen sind, weist ein oranges Band darauf hin.
Ohne Datei weiterarbeiten – dann bleibt der Stand nur im Browser dieses Rechners.
Neue, leere Datenbank anlegen – startet den Einrichtungsassistenten.
Demo ausprobieren fünf erfundene Personen, nichts wird gespeichert
Übertrag und Stundenvortrag werden aus dem Vorjahr übernommen, solange sie nicht unter „Personen“ ausdrücklich gesetzt sind. Der Stundensaldo gilt jeweils bis zum Jahresende, im laufenden Jahr bis heute.
1. PDF herunterladen 2. Mailtext kopieren oder Mailprogramm öffnen 3. PDF an die Mail anhängen.
PDF herunterladen
Betreff und Text kopieren Mailprogramm öffnen
Die Monatsübersicht aus SAP als PDF wählen. Der Planer liest Kommen/Gehen jedes Tages und trägt die Zeiten in die Arbeitszeiterfassung der gewählten Person ein. Urlaub, AZA und Krankheit werden als Kategorie im Kalender ergänzt, sofern der Tag dort noch leer ist.
vorhandene Zeiteinträge dieses Monats überschreiben
Urlaub / AZA / Krank als Kalendereintrag ergänzen
Stundenvortrag, Urlaubsrest und Schwerbehinderten-Zusatzurlaub übernehmen
SAP-PDF(s) wählen mehrere möglich
Eine ICS-Datei aus Outlook oder einem anderen Kalender einlesen. Ganztägige Termine werden über den gesamten Zeitraum eingetragen, Termine mit Uhrzeit an ihrem Tag. Wochenenden und Feiertage werden übersprungen.
Als Kategorie eintragen
nur Termine, deren Titel „Urlaub“ enthält
Titel als Hinweis übernehmen
vorhandene Eintragungen überschreiben
ICS-Datei wählen
Datenbank öffnen und verbinden Neue Datei anlegen
Sperre aufheben
Sicherung speichern Sicherung einspielen Demo laden
„Sicherung speichern“ legt eine datierte Kopie der Datenbank in den Download-Ordner. „Sicherung einspielen“ liest eine solche Kopie wieder ein; der aktuelle Stand wird dabei ersetzt.
Im Ordner liegt die fertige Datenbank Urlaubsplan.sqlite. Eine Internetseite darf aus Sicherheitsgründen nicht von sich aus auf die Festplatte zugreifen, deshalb muss die Datei einmal geöffnet werden. Ab dann wird jede Änderung sofort dorthin geschrieben. Nach einem Neustart des Browsers genügt ein Klick auf „Datei freigeben“. Die Datei lässt sich mit jedem SQLite-Werkzeug öffnen, etwa DB Browser for SQLite.
Ausführen Nur lesende Abfragen (SELECT).
Kategorie hinzufügen Standard wiederherstellen
„Zählt als Urlaub“: Tage dieser Kategorie werden vom Urlaubskonto abgezogen. „Zählt als Arbeitstag“: die Person gilt an diesem Tag als anwesend – bei Schulung oder Personalrat ja, bei Urlaub, AZA oder Krankheit nein. „Zeitausgleich“: der Tag wird nicht gutgeschrieben, sondern zehrt das Tagessoll vom Stundensaldo – so funktioniert AZA. „Vertraulich“: andere sehen nur, dass die Person abwesend ist, nicht warum – nur die Person selbst und die Leitung sehen die Kategorie. „Genehmigt“: diese Urlaubskategorie darf nur die Leitung setzen – über „Genehmigen“ im Tagesmenü oder im Urlaubsantrag wird geplanter in genehmigten Urlaub verwandelt. Beim Löschen einer Kategorie werden die damit markierten Tage entfernt.
von bis Jetzt holen
Dieser Schritt braucht einmalig eine Internetverbindung. Danach stehen alle Termine offline in der Datenbank. Ohne Verbindung bleibt der bisherige Bestand erhalten.
Die gesetzlichen Feiertage werden ohnehin im Programm berechnet und stimmen auch ohne Abruf. Der Abruf ersetzt die Berechnung durch die amtlich veröffentlichten Termine – nützlich, wenn ein Bundesland einen einmaligen Feiertag festlegt.